Les besoins des entreprises et l’avancée de la transformation numérique coïncident pour tendre vers une GED plus collaborative. Cette dernière permet une performance collective au service d’une meilleure gestion de la connaissance.
Pendant longtemps, la gestion électronique de documents a offert des fonctionnalités limitées en termes d’acquisition, d’accès, de traitement et de diffusion des documents au sein des processus métier. Depuis quelques années, les nouveaux usages participatifs que l´on observe dans les entreprises obligent les éditeurs de logiciels de GED à plus de flexibilité. « Par principe de précaution, les cloisonnements entre collections documentaires au sein du système d’information étaient très souvent hermétiques, nuisant à la productivité individuelle. Les salariés n’hésitaient d’ailleurs pas à contourner cette rigidité en partageant des documents via des canaux externes et non contrôlés, tels que Dropbox par exemple. Ce qui finalement était beaucoup plus dangereux » explique Olivier Berckmans, Directeur France de SER Solutions. Pour lui, cela a participé à la transition de solutions de GED (gestion électronique de documents) vers des solutions d’ECM (entreprise content management).
Chez Eukles Solutions aussi, on a bien compris ce besoin d’ouverture des clients entreprises. Jérémy Morel, responsable marketing communication, parle notamment des besoins d’échanges entre entreprises, partenaires, clients… « Les logiciels GED comme les nôtres permettent de sortir du champ interne de l’entreprise pour fluidifier les échanges de documents vers l’extérieur ». Pour lui, la GED ne disparaitra pas, bien au contraire ! « Que ce soit pour un petit artisan comme pour un grand groupe, la GED permet de ne pas perdre de temps, d’argent ni de sécurité. Et grâce à la conservation de la valeur probatoire des documents horodatés dans un journal de preuve via horloge à précision atomique par nos logiciels de GED ou d’échange de courriers dématérialisés, nos clients ne courent aucun risque en cas de litige » précise Jérémy Morel.
La GED évolue grâce aux nouvelles technologies mais gardera ses fondamentaux
Selon nos interlocuteurs, Blockchain, workplace, applications mobiles, intelligence artificielle ne sont pas des éléments qui vont changer la GED du tout au tout. Même si la GED semble avoir un formidable champ d’évolution grâce aux nouvelles technologies, ses fondamentaux de classement, gestion, protection ne changeront pas.
Steve Silva, responsable R&D chez Le document numérique, parle de ses réflexions sur une possible utilisation de l’intelligence artificielle par la GED. « L’IA pourrait permettre une aide à la décision. En croisant des milliers de données contenues dans la GED, elle pourrait proposer un diagnostic sur un patient par exemple, et devenir une sorte d’assistant médecin ». Concernant la blockchain, il est plus réservé : « ça ne restera qu’un module – pour des périmètres bien définis tels que les contrats en BtoB et BtoC ». Olivier Berckmans évoque également le machine learning qui constitue pour lui un sous domaine de l’IA. « Cet apprentissage du système de GED peut ensuite suggérer aux utilisateurs des classifications et des actions pertinentes ».
Finalement, les éditeurs de logiciels de GED exploitent les nouvelles technologies comme les applications mobiles, le cloud, le multi-canal, l’IA, les interfaces… pour une meilleure expérience client mais sans jamais perdre de vue ses fonctions initiales de sécurité, d’archivage, classement, diffusion, etc.
