Aujourd’hui, les clics, les transactions et les interactions se traduisent en données numériques. Cela signifie que la gestion avisée des documents est un facteur important à considérer car il permet d’assurer votre succès commercial. Plusieurs solutions sont désormais disponibles aux entreprises pour préserver et protéger leurs ressources informationnelles. L’adoption d’un logiciel de Gestion Electronique de Documents ou GED en open source s’avère ainsi indispensable. Pourquoi devriez-vous utiliser ce logiciel en 2023 ?
Le logiciel ged open source
Le logiciel ged open source représente avant tout un système qui permet la création, le stockage, la gestion et le partage électronique de documents. Il vous propose donc une solution complète pour gérer le cycle de vie d’un document, de sa création à son archivage ou sa destruction.
Le logiciel de gestion électronique des documents open source est créé de manière collaborative par une communauté. Son code est public. Dans ce cas, tout le monde peut le voir, le modifier et le partager. À la différence des logiciels privés, seuls les éditeurs peuvent les changer.
Ces logiciels sont aussi appelés parfois « logiciels libres », », mais cela ne veut pas dire qu’ils sont toujours gratuits. Le code source peut être gratuit mais leur utilisation peut être payante. Il faut savoir également que ces logiciels ne sont pas seulement pour les petites entreprises, mais les grandes entités peuvent aussi en bénéficier.
Les avantages indéniables d’un logiciel ged
L’adoption d’un logiciel de ged présente de multiples avantages, que ce soit en termes d’amélioration d’efficacité opérationnelle, d’optimisation de coûts liés à la gestion documentaire ou encore de sécurisation d’informations sensibles.
Un espace de stockage optimisé
Avec un logiciel de gestion documentaire open source, vous pouvez stocker une quantité illimitée de documents dans un espace numérique. Vous n’aurez donc plus à investir dans un espace physique pour le stockage de vos données.
Une productivité améliorée
Une solution ged facilite également la recherche et l’accès rapides aux documents. En ce sens, cela va grandement augmenter la productivité de votre équipe car les pertes de temps dues à la recherche manuelle seront considérablement réduites.
Des documents hautement sécurisés
L’utilisation d’un logiciel geg open source propose de nombreuses fonctionnalités de sécurité avancées. Vos documents seront alors protégés contre tout accès non autorisé. Ainsi, vous minimisez les risques de pertes de données.
Le choix d’un logiciel ged open source adapté
Choisir un logiciel de gestion électronique des documents suppose de considérer un certains nombres de facteurs clés.
Les fonctionnalités à rechercher
Tout d’abord, un logiciel de ged idéal devrait offrir des fonctionnalités comme :
- Le stockage de documents
- La récupération efficace des documents
- La possibilité de partager des informations avec d’autres utilisateurs
Ces fonctionnalités s’accompagnent des options de sécurité pour maintenir l’intégrité des données.
L’ergonomie du logiciel
Il est aussi important de s’assurer que le logiciel ged open source dispose d’une interface conviviale et intuitive. Ainsi chaque membre de votre équipe pourra l’utiliser aisément pour la gestion optimale des documents.
La comptabilité intégrée
Enfin, il faut veiller à choisir un logiciel ged qui s’intègre harmonieusement avec les systèmes déjà en place au sein de votre entreprise. Vous avez par exemple des logiciels de comptabilité, des systèmes de gestion client ou CRM et d’autres outils de productivité.
Comment implémenter un logiciel ged open source efficacement ?
Intégrer un logiciel ged open source au sein de votre entreprise comment par l’analyse de vos besoins. Vous devez identifier les besoins spécifiques de votre entreprise en évaluant le volume et le type de documents à gérer.
Ensuite, vous devez choisir un logiciel ged qui répond aux exigences identifiées. Il doit convenir bien évidement à votre organisation. Enfin, il ne faut pas oublier de bien former vos utilisateurs pour le bon fonctionnement du logiciel et pour maximiser l’efficacité de l’outil.
Conclusion
En 2023, les entreprises doivent penser davantage à améliorer leur efficacité au sein de leur entité. Opter pour un logiciel ged open source peut révolutionner la manière dont votre entreprise gère ses documents. Cet outil vous permet de réduire efficacement vos coûts et vous garantit une sécurité optimale de vos données. N’oubliez pas que l’open source offre également la flexibilité et la collaboration pour personnaliser votre solution, tout en tirant parti des avantages économiques évidents. N’hésitez donc pas à rechercher les meilleures options disponibles pour trouver la solution ged qui répondra parfaitement à vos besoins.
Source image à la une : Pixabay
