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EN BREF
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Le centre hospitalier Laborit, référence en psychiatrie et en santé mentale de la Vienne, a entrepris un projet ambitieux de dématérialisation de ses démarches administratives. En adoptant la plateforme de gestion électronique de documents Nuxeo, l’établissement vise à améliorer l’efficacité de sa gestion administrative tout en facilitant l’accès à l’information pour son personnel. Cette initiative illustre pleinement l’engagement de l’hôpital pour une modernisation perpétuelle, afin de répondre aux défis contemporains de la santé publique.
Dans un souci d’efficacité et de modernisation, le Centre hospitalier Laborit a intégré une plateforme de gestion électronique des documents signée Nuxeo. Cette démarche vise à dématérialiser un grand nombre de processus administratifs, permettant ainsi aux équipes de santé de gagner en temps et en efficience. Ce projet ambitieux se traduit par plusieurs applications et outils innovants qui facilitent le quotidien des agents de santé et améliorent la gestion documentaire de l’établissement.
Une nécessité pour le centre hospitalier Laborit
Situé à Poitiers, le Centre hospitalier Laborit est un acteur clé en matière de psychiatrie et de santé mentale dans la région de la Vienne. Son système d’information hospitalier repose sur deux axes principaux : le système d’information médical et le système d’information administratif. Cependant, divers processus administratifs, souvent dispersés et peu structurés, pesaient sur l’efficacité globale des opérations. Pour remédier à cela, une étude a été lancée en 2016 dans le but d’identifier une solution de gestion documentaire performante.
Choix de la solution Nuxeo
À l’issue de l’évaluation des différentes options, le choix s’est porté sur la solution de Nuxeo, qui a su séduire par sa modularité, ses fonctionnalités avancées de conception de workflow et son outil de synchronisation, Nuxeo Drive. L’hôpital a ainsi défini trois grandes catégories de projets : des projets basés sur l’« information blanche », des projets collaboratifs et des projets intermédiaires. Cette segmentation a permis de mieux adapter les outils aux besoins spécifiques des différentes équipes.
Suivi du cycle de vie des documents
Le premier projet réalisé a concerné la mise à disposition des notes de service et autres documents essentiels. Grâce à Nuxeo, il est désormais facile de suivre le cycle de vie des documents, ce qui permet aux agents de vérifier aisément leur validité. L’application développée utilise des métadonnées pour assurer la traçabilité de chaque document. En parallèle, le système de notification intégré avertit les utilisateurs concernés lors d’une modification intervenant sur un document, garantissant ainsi une mise à jour continue des informations.
Accessibilité améliorée des documents
Pour faciliter l’accès à ces documents, le Centre hospitalier Laborit a choisi d’exploiter son Intranet existant. Cette stratégie permet aux utilisateurs, principalement en tant que lecteurs, de naviguer sans avoir à se familiariser avec une nouvelle interface. En plus, le processus de mise en ligne des documents a été simplifié, permettant aux directeurs de service de créer directement leurs documents sur l’Intranet. Cette initiative a considérablement facilité la gestion du changement au sein de l’établissement.
Projets en cascade et implication des directions
Le projet initial a été si bien accueilli que plusieurs autres initiatives ont rapidement vu le jour. La direction des systèmes d’information (DSI) a ainsi identifié près de vingt opportunités en lien avec la dématérialisation. Parmi ces projets, la gestion des conventions et celle des fiches de garde ont été mises en avant. Ces changements automatiques ont permis une meilleure visibilité sur les contrats avec des partenaires extérieurs et une gestion optimisée des plannings de garde, souvent sujets à de fréquentes modifications.
Simplification des procédures administratives
Le centre hospitalier Laborit ne compte pas s’arrêter en si bon chemin. Il développe actuellement de nombreuses applications supplémentaires sur la plateforme Nuxeo. Celles-ci incluent des outils pour la gestion des temps de travail des médecins, une application pour faciliter les sorties thérapeutiques des patients, ainsi que la gestion des interprètes pour les patients non francophones. Chaque projet est conçu en collaboration avec les équipes concernées, permettant ainsi une approche centrée sur les besoins réels du personnel
Conclusion et avenir numérique
La feuille de route du Centr Hospitalier Laborit regorge encore d’idées pour la future dématérialisation de ses démarches administratives, incluant la gestion des commandes de fournitures, la dématérialisation du courrier et la gestion des marchés informatiques. Ce tournant numérique vise à garantir non seulement une plus grande efficacité dans le traitement des dossiers, mais aussi une transparence accrue, promettant une amélioration notable de la qualité de service envers les patients.
Dématérialisation des démarches administratives au Centre hospitalier Laborit
| Axe de modernisation | Description succincte |
| Gestion documentaire | Implémentation de la plateforme Nuxeo pour une gestion électronique des documents. |
| Efficacité opérationnelle | Réduction des délais de traitement des documents administratifs et des procédures. |
| Suivi du cycle de vie | Capacité à suivre l’actualité et la validité des documents tout en assurant des notifications. |
| Accessibilité | Accès immédiat aux documents via l’Intranet pour les utilisateurs concernés. |
| Collaboration | Facilitation du travail collaboratif entre le personnel médical et administratif sur des documents communs. |
| Développement rapide | Utilisation de Nuxeo Studio pour un déploiement rapide des nouvelles applications. |
| Nettoyage des archives | Opportunité de réviser et de nettoyer les documents existants pour une meilleure organisation. |
Le Centre hospitalier Laborit de Poitiers, reconnu comme l’établissement public de référence en psychiatrie et santé mentale dans la Vienne, a fait un pas significatif vers la modernisation de ses processus administratifs. En intégrant la solution de dématérialisation de la plateforme Nuxeo, l’hôpital vise à améliorer son efficacité administrative tout en simplifiant la gestion documentaire. Cette initiative représente une évolution notoire vers un fonctionnement plus fluide et collaboratif au sein de l’établissement.
Une solution choisie pour son efficacité
Pour répondre à ses besoins croissants, le Centre hospitalier Laborit a lancé une étude en 2016 afin de sélectionner une solution de gestion documentaire (GED) adaptée à ses opérations. Parmi les différentes options, Nuxeo s’est démarquée grâce à sa modularité et à ses fonctionnalités de conception de workflows, ainsi que l’outil de synchronisation Nuxeo Drive. Cette décision a été principalement motivée par l’objectif d’améliorer l’efficacité des processus administratifs, jusque-là en grande partie basés sur des documents non structurés.
Faciliter l’accès à l’information
Avec la mise en place de cette plateforme, le Centre hospitalier a réussi à réorganiser ses documents essentiels, tels que les notes de service et les protocoles. Auparavant, ces documents étaient difficilement accessibles et souvent obsolètes. L’utilisation de métadonnées permet désormais de suivre le cycle de vie des documents, assurant que les agents disposent toujours d’informations à jour. La mise en place d’un système de notifications intégré offre également un suivi en temps réel des modifications apportées aux documents.
Un système collaboratif au service des agents
Dans un souci de simplicité et d’adoption rapide, le Centre hospitalier Laborit a opté pour l’intégration de la GED via son intranet existant, rendant l’interface familière pour les utilisateurs. Cela a considérablement facilité la gestion du changement, permettant aux rédacteurs, en grande partie des directeurs de service, de publier directement leurs documents sans intermédiaire. Ce processus rationalisé a non seulement alléger les tâches administratives, mais également amélioré la fluidité des échanges d’informations entre les différents services.
Développer de nouveaux projets
Fort du succès de sa première initiative, le Centre hospitalier Laborit n’a pas tardé à explorer d’autres opportunités de dématérialisation. Plusieurs projets ont été mis en œuvre, notamment la gestion des conventions établies avec divers partenaires, ainsi que la mise en place de plannings de garde pour le personnel soignant. Ces évolutions soulignent non seulement l’ambition de l’établissement à se moderniser, mais aussi à optimiser les ressources humaines et matérielles mises à disposition.
Une démarche vers l’avenir
La feuille de route du Centre hospitalier est riche en projets d’avenir, tels que la gestion des commandes de fournitures, la dématérialisation des courriers et le suivi des réunions d’instances. Elle reflète une volonté d’intégration totale des outils numériques dans le fonctionnement quotidien de l’établissement. Ce virage numérique est essentiel pour garantir à la fois une meilleure qualité de service aux agents et aux patients ainsi que la pérennité de l’établissement face aux enjeux actuels de santé.
Ces différentes initiatives mettent en lumière comment le Centre hospitalier Laborit adopte la dématérialisation comme un levier stratégique pour transformer ses processus administratifs et ainsi répondre aux besoins d’une administration moderne et efficace. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulter leurs services en ligne.
- Implémentation : Adoption de la plateforme de gestion électronique des documents Nuxeo.
- Objectif : Amélioration de l’efficacité des processus administratifs.
- Projets : Mise en ligne des notes de service et protocoles hospitaliers.
- Gestion de cycle de vie : Suivi des documents en temps réel et notifications intégrées.
- Accès facilité : Utilisation de l’Intranet existant pour la consultation des documents.
- Optimisation : Application des conventions et fiches de garde automatisées.
- Réduction de la paperasse : Passage à des solutions numériques pour le suivi administratif.
- Projets à venir : Gestion des commandes et dématérialisation des courriers.
- Collaboration : Implication des équipes médicales et administratives dans la création de documents.
- Interface intuitive : Adoption d’un design standardisé facilitant l’utilisation.
Le Centre Hospitalier Laborit, situé à Poitiers, se positionne comme un établissement de référence en psychiatrie et santé mentale dans la région de la Vienne. Dans un souci d’optimisation de ses démarches administratives, il a mis en place une solution de dématérialisation via la plateforme de gestion électronique des documents de Nuxeo. Ce processus a pour but de moderniser et d’accroître l’efficacité des différents systèmes en place, tout en permettant une meilleure gestion des documents administratifs.
Choix de la Solution de Dématérialisation
En 2016, un audit fut réalisé pour identifier une solution appropriée pour la gestion documentaire. Après une analyse minutieuse, le choix s’est porté sur Nuxeo en raison de ses fonctionnalités innovantes, telles que la modularité de son studio de développement et sa capacité à concevoir des workflows adaptés. Ce choix a permis de développer une plateforme capable de répondre aux divers besoins du personnel administratif et médical.
Impacts de Nuxeo sur les Processus Administratifs
L’intégration de la plateforme Nuxeo a eu un impact significatif sur plusieurs processus. Par exemple, la gestion des notes de service et des protocoles a été optimisée. Grâce à des métadonnées, il est désormais possible de suivre le cycle de vie de chaque document, permettant aux agents de vérifier rapidement la validité des documents consultés. Les notifications automatiques assurent également que tout changement dans un document est instantanément communiqué aux parties concernées.
Facilitation de l’Accès à l’Information
Pour garantir un accès fluide aux différents documents, le Centre Hospitalier Laborit a intégré la solution sur son Intranet. Cette démarche vise à réduire la courbe d’apprentissage pour les utilisateurs, qui n’ont pas besoin de s’adapter à une nouvelle interface. Pour les directeurs de service, le processus de publication des documents a été simplifié, leur permettant de gérer eux-mêmes la création et la mise à jour des documents.
Formation et Adoption par les Utilisateurs
La mise en œuvre de cette nouvelle solution s’est accompagnée d’une formation pour le personnel des différentes directions. Ce processus a favorisé l’adoption de la plateforme, jugée intuitive par les utilisateurs. En parallèle, plusieurs projets ont été lancés, accentuant ainsi l’engagement de l’hôpital envers la dématérialisation.
Projets Innovants
Le développement de projets liés à la gestion des conventions et des fiches de garde a permis une automatisation sans précédent. Par exemple, le suivi des conventions est désormais systématique, rendant le processus de renouvellement plus fluide. De plus, la gestion des plannings de garde, initialement réalisée via un fichier Excel, a bénéficié d’une optimisation grâce à la plateforme, permettant une diffusion ciblée des informations et un meilleur contrôle des versions.
Perspectives Futurnes
Le Centre Hospitalier Laborit ne compte pas s’arrêter là. Une feuille de route a été établie pour poursuivre la modernisation des processus administratifs. Cela inclut des projets tels que la gestion des commandes de fournitures et la dématérialisation du courrier. L’établissement envisage également de mettre en œuvre des outils de scan et d’OCR pour une efficacité accrue dans le traitement des documents.
Les initiatives du Centre Hospitalier Laborit, centrées autour de la dématérialisation, visent non seulement à améliorer l’efficacité des processus administratifs, mais également à offrir un environnement de travail plus moderne et adapté aux besoins des professionnels de santé. Ces efforts positionnent l’hôpital comme un modèle en matière de transformation numérique dans le secteur de la santé.
FAQ sur la dématérialisation au Centre hospitalier Laborit
Qu’est-ce que la dématérialisation mise en place par le Centre hospitalier Laborit ? La dématérialisation consiste à remplacer les documents papier par des documents électroniques afin de rendre les processus administratifs plus efficaces.
Pourquoi le Centre hospitalier Laborit a-t-il choisi la plateforme Nuxeo ? La plateforme Nuxeo a été sélectionnée pour sa modularité, ses fonctionnalités de conception de workflow et son outil de synchronisation Nuxeo Drive, qui facilitent le développement d’applications adaptées aux besoins métiers.
Quels sont les principaux bénéfices de cette nouvelle démarche ? Les principaux bénéfices incluent l’amélioration de l’efficacité, la capacité de vérifier facilement la validité des documents, ainsi que la possibilité d’envoyer des alertes en cas de modification de documents.
Comment les agents du Centre hospitalier Laborit accèdent-ils aux documents dématérialisés ? Les agents ont accès aux documents via l’Intranet de l’établissement, ce qui simplifie la gestion du changement et leur évite d’apprendre une nouvelle interface.
Quels types de projets documentaires ont été identifiés lors de l’étude de dématérialisation ? Trois grandes familles de projets ont été identifiées : ceux centrés sur l’information blanche, des projets collaboratifs, et des projets intermédiaires entre ces deux catégories.
Quels documents ont été dématérialisés en premier ? Le premier projet de dématérialisation a concerné la mise à disposition des notes de service, protocoles et notes d’information des services hospitaliers.
Est-ce que le personnel a été impliqué dans le processus de dématérialisation ? Oui, les directions métier ont été impliquées dès le début pour s’assurer que les outils développés répondent à leurs besoins et pour faciliter l’adoption de la solution.
Quels autres projets de dématérialisation sont prévus ? De nombreux autres projets sont envisagés, y compris la gestion des commandes de fournitures, la dématérialisation du courrier, et la gestion des ordres de mission.
