Calzedonia France, société spécialisée dans la production et la vente de collants, leggings, bas, mi-bas, lingerie, chaussettes et maillots de bain pour femmes, hommes et enfants fait confiance à DocuWare, éditeur deGestion Électronique de Documents (GED). Calzedonia a choisi DocuWare pour dématérialiser ses facturesfournisseurs en amont de plusieurs autres chantiers de gestion électronique de documents à venir.
Calzedonia est un Groupe d’origine italienne d’envergure internationalecomposé de 6 différentes enseignes, plus de 4300 magasins dans plus de 50 pays, qui enregistre plus de 2 milliards d’euros de chiffre d’affaires. La filiale française représente en 2017, 91 M€ de chiffred’affaires, 200 boutiques et environ 615 salariés. Autant de boutiques et de salariés représentant un nombre important de documents papiers (factures, bulletins de paie…) à gérer au quotidien. A titre d’exemple, la gestion des factures fournisseurs à elle seule se répartie en 8 workflow et nécessite l’intervention de 4 comptables. Ajoutons également les 14 valideurs, en charge d’approuver ou de rejeter les factures fournisseurs.
En 2016, Calzedonia France a souhaité s’équiper d’une solution de GED capable de gérer les factures fournisseurs dans un premier temps,puis y intégrer d’autres processus et documents.
Les factures fournisseurs : uun premier chantier achevé avec succès !
Courant 2016, alors que la transition numérique des entreprises est plus que jamais d’actualité, pour Calzedonia France il devient important de fluidifier la gestion des factures fournisseurs.
La filiale française est alors confrontée à des processus chronophages, entrainant de nombreuses étapes nécessaires pour atteindre le niveau d’exigence souhaité.
Dès son arrivée M. Rossi, Responsable Comptable, au sein de Calzedonia décide d’intégrer une solution de GED pour simplifier et automatiser ce premier chantier.
Il collabore alors avec M. Pichon, Responsable Informatique, avec qui ils reçoivent 4 prestataires. Leur choix, que la filiale française adoptera, s’est rapidement porté sur DocuWare. En effet, pour M. RossiResponsable Comptable et M. Pichon Responsable Informatique, « Nous avons choisi DocuWare car ils ont eu une bonne compréhension de nos besoins actuels et futurs. Par ailleurs leur technologie, qui permet de paramétrer les workflows, ainsi que leur proposition commerciale et planning d’intégration étaient les plus pertinents par rapport à notre cahier des charges. L’ergonomie du logiciel et l’existence d’une base de données clients de modèles de factures pour une meilleure reconnaissance de celles-ci nous ont définitivement convaincus. »
Une collaboration réussie & de nouveaux chantiers en projet
La mise en production, lancée le 27 juillet dernier, donne déjà d’excellents résultats notamment grâce à la motivation des équipes internes qui ont tout de suite été impliquées dans le projet.
Calzedonia dénombre déjà d’importants bénéfices suite au déploiementde DocuWare :
- Gain de temps dans le traitement des factures : les processus étant simplifiés, il y a une réduction des tâches à faible valeur ajoutée au bénéfice de tâches à plus forte valeur ajoutée ;
- Gain en visibilité et traçabilité des factures : les collaborateursn’ont plus besoin de passer par un intermédiaire pour disposer des factures ;
- Sécurisation du stockage des informations ;
- Fluidité du processus grâce à une solution simple d’utilisation, intuitive et ergonomique ;
- Réduction des coûts liés au papier et à son stockage, ainsi qu’àson traitement.
Olivier Rajzman, Directeur France DocuWare conclut « Nous sommes ravis des résultats de ce premier projet avec Calzedonia. La solution a prouvé toute sa pertinence et nous allons maintenant travailler à développer les nouveaux chantiers de l’entreprise qui est particulièrement ambitieuse. »
Des résultats plus que convaincants, en effet Calzedonia Francesouhaite maintenant étendre la dématérialisation à d’autres services et notamment à trois d’entre eux : le service juridique (pour les baux commerciaux), le service RH (pour les contrats de travail : environ 600 employés en France), et tout en poursuivant avec le service comptabilité la dématérialisation des livres de caisse et factures clients.Des projets loin d’être exhaustifs et qui pourraient encore s’étendre.
Chantier à suivre !
