Le BPO constitue une tendance de fond du marché visant à gagner en performance. La gestion de l’information et des documents constitue en effet une part importante des processus métiers car elle représente des enjeux de productivité et de conformité importants. De ce fait, la dématérialisation, l’automatisation des tâches sont des vecteurs incontestables pour fluidifier et sécuriser la gestion des factures, notes de frais ou des dossiers.
Pour répondre à ces enjeux, le BPO propose d’externaliser une partie de ces processus auprès d’un prestataire extérieur. Emmanuel Faure, responsable Stratégie et Marketing de Locarchives fait le point sur une tendance en pleine expansion.
Le BPO : un partenaire dans la transformation digitale des entreprises
Tous les processus back office peuvent bénéficier du BPO. Il permet par exemple aux services généraux de gérer le courrier entrant, aux Ressources Humaines de traiter les dossiers du personnel ou les notes de frais, et à la comptabilité de réaliser le traitement des factures entrantes, etc.
Le BPO présente de nombreux bénéfices, car il s’adapte aux besoins et enjeux de chaque entreprise. En effet plusieurs opérations peuvent être prises en charge telles que le contrôle de complétude d’un dossier, la numérisation des documents, ou encore la capture multicanales des flux entrants, numériques et papier.
Confier le BPO a un partenaire professionnel est ainsi un moyen fiable et rapide d’opérer la transformation digitale des processus métier. Il permet notamment aux différents services d’une entreprise de se concentrer sur leur coeur de métier tout en bénéficiant des bénéfices des nouvelles technologies.
Quels bénéfices pour les entreprises ?
Dans un contexte d’évolution des nouvelles technologies et de renforcement des contraintes de conformité, le BPO doit répondre à des objectifs précis tels que la productivité, la maîtrise des coûts ou encore l’agilité.
En externalisant les missions qui ne sont pas au coeur de leur activité, les entreprises peuvent se focaliser sur les opérations qui les distinguent sur leur marché. L’entreprise peut ainsi en tirer de nombreux bénéfices comme l’automatisation de certaines tâches pour gagner en productivité.
Déléguer la gestion d’une partie des processus permet ainsi de libérer les collaborateurs des opérations répétitives et présentant peu d’intérêt pour qu’ils se concentrent sur des missions à forte valeur ajoutée.
Par ailleurs, se reposer sur des spécialistes externes permet de systématiser les contrôles sur les informations, documents et dossiers pour une conformité et une traçabilité optimale. Le prestataire est ainsi garant des bonnes pratiques et procédures définies.
Enfin quelle que soit la variation des volumes à traiter, le BPO reste un moyen efficace de lisser la charge de travail des équipes. C’est un outil agile et souple qui permet de déléguer la prise en charge des fluctuations des activités.
L’exemple des bailleurs sociaux
Les bailleurs sociaux représentent un exemple concret des bénéfices que peuvent tirer les entreprises du BPO. Dans ce cas précis, cet outil permet une prise en charge des obligations de contrôle : un poste stratégique pour les bailleurs.
En effet, tous les ans ces derniers se doivent de vérifier que les locataires ont bien souscrit à un contrat d’assurance habitation. Avec le BPO, l’ensemble des traitements sont réalisés par un prestataire : envoi d’un courrier à l’ensemble des locataires, réception des attestations d’assurance, contrôle de leur validité… Le système d’information du bailleur est alors renseigné au fur-et-à-mesure, ce qui permet de disposer d’une base de données fiable et à jour. Ces opérations peuvent également être réalisées en ligne à partir d’un portail locataire sécurisé.
